Volker Ehmann

Jeder kennt sie, die tagtäglichen Gewohnheiten in unserem Leben. Der Kaffee in der Früh, die Zigarette nach dem Aufwachen, die Serie im TV, die Schokolade nach dem Mittagessen, Sport am Abend….. zuerst die noch offenen Mails prüfen, das immer gleich ablaufende Meeting,..

Nun sind das für uns relativ offensichtliche Gewohnheiten, oder verstecken sich auch Süchte dahinter? Wer einmal ganz bewusst in sich hinein hört und auch seinen Tagesablauf Revue passieren lässt, der wird sicherlich noch eine ganze Menge an weiteren, versteckten Gewohnheiten wieder finden.

Gewohnheit? – oder eher Sucht?

Der Mensch ist ein „Gewohnheitstier“

Dieser Spruch hat durchaus einen wahren Kern. Denn Gewohnheiten spielen im Leben eines jeden Menschen und auch jedes Lebewesen eine sehr wichtige Rolle. Dabei handelt es sich um Verhaltensweisen, welche regelmäßig ausgeübt werden, ohne dass wir darüber bewusst nachdenken. Menschen bilden relativ schnell Gewohnheiten.

Diese betreffen das Arbeitsverhalten genauso wie unsere Ernährung, unser Einkaufsverhalten, die Verwendung von Technologie oder die Ausübung von Sport.

In der Regel entwickeln sich Gewohnheiten, nachdem wir einmal bewusst eine Entscheidung getroffen haben und diese fortan stetig wiederholen, sozusagen ohne sie nochmals erneut zu hinterfragen.

Studien zufolge werden bis zu 50 Prozent der Handlungen eines Menschen durch Routinen gesteuert. Das bedeutet, dass wir dadurch auch rund die Hälfte unserer Energie einsparen können. Das Gehirn schützt sich schlichtweg selbst vor einer Überforderung. Dieser Automatismus lässt sich zum eigenen Vorteil nutzen, wenn wir die Gewohnheiten bewusst steuern und dadurch zum Beispiel unsere Gesundheit fördern.

Nur leider, die meisten Menschen steuern ihre Abläufe eben nicht bewusst, sondern überlassen diese dem reinen Zufall.

Und genau hierin liegt das Risiko unserer Gewohnheiten.

Denn das Gehirn selbst kann nicht zwischen „Gut“ und „Schlecht“ unterscheiden

Gerade wenn sich jemand zum Beispiel soweit überzeugt hat das eine Zigarette das Gefühl von Stressabbau vermittelt. Nun, genau derjenige wird immer wieder darauf zurückgreifen und eben bei Stress weiterhin das Verlangen nach einer weiteren Zigarette empfinden – obwohl es offensichtlich viel gesündere Strategien für den Stressabbau gibt. – Trotz der Tatsache das mit jedem Zug an der Zigarette unser Körper Höchstleistung erbringen muss. Eigentlich wird der Organismus noch mehr gestresst als uns lieb ist, nur wird unser Unterbewusstsein Aufgrund des eingeübten Empfindens dies weiterhin als positives Gefühl bewerten. Ich denke im Fall der Zigarette würde mir wohl jeder Beistimmen das wir von einer „Sucht“ sprechen.

Ob eine Routine förderlich oder schädlich ist, nun das ist dem Gehirn prinzipiell egal. Es bevorzugt einfache Lösungen, für einen einfachen Alltag, um noch mehr an Energie zu sparen.

Es macht zugleich deutlich, dass genau diese Art der Gewohnheiten eng mit schlechten Angewohnheiten oder sogar Süchten zusammenhängt. Das Rauchen ist ein klassisches und beliebtes Beispiel: Eine Entwöhnung kann nur dann funktionieren, indem man diese Rauch-Handlungen bewusst verändern möchte.

Die Weltgesundheitsorganisation (WHO) hat Sucht 1957 folgendermaßen definiert^[1]: Sucht ist „ein Zustand periodischer oder chronischer Vergiftung, hervorgerufen durch den wiederholten Gebrauch einer natürlichen oder synthetischen Droge und gekennzeichnet durch 4 Kriterien:

• Ein unbezwingbares Verlangen zur Einnahme und Beschaffung des Mittels,
• eine Tendenz zur Dosissteigerung (Toleranzerhöhung),
• die psychische und meist auch physische Abhängigkeit von der Wirkung der Droge,
• die Schädlichkeit für den einzelnen und/oder die Gesellschaft.“

In dieser Definition wird kein Unterschied über die Art der Substanz gemacht.

Wenn es zu Situationen wie der momentanen Corona Situation kommt, können die eher suchterleichternden Voraussetzung mehr zum Tragen kommen. Menschen finden sich plötzlich wieder in einer Situation der Willkür, einer Situation der Fremdbestimmtheit, der sozialen Distanz oder Kälte, in finanzieller Instabilität, zu Unkontrollierbarkeit, zu emotionaler Kälte. All dies kann nun eine Art Trigger sein und den Menschen sogar in ein Suchtverhalten drängen.

Die Hauptursachen für Suchtentstehung ist ein emotionales Verlangen wie ein „Zuwenig an guten Gefühlen“ und hängt auch ebenso von den Charaktereigenschaften eines jeden Menschen ab:

• Selbstwertgefühl, zu geringe Anerkennung
• Selbstständigkeit
• Sinnorientierung
• Fähigkeiten Beziehungen einzugehen oder Konflikte zu lösen und wie man mit Misserfolgen umgeht.
• Zukunftsängste

Nicht zu vernachlässigen sind auch die eher banalen Gründe wie:

• Dazugehören wollen (Gruppenzwang)
• Langweile, Neugier, Experimentieren
• Grenzen ausloten
• Spaß haben wollen

Gewohnheiten haben etwas mit Zeit zu tun. Sie werden offenbar stärker, je länger
sie schon eingehalten werden.

Oder wie das englische Sprichwort sagt: ,,Old habits die hard“.
Die beiden Eigenschaften finden sich auch in deutschen Sprichwörtern wieder. Der Satz, ,,Alte Bäume verpflanzt man nicht“ bringt z. B. ebenfalls zum Ausdruck, dass Gewohnheiten sehr stark sein und manchmal nicht mehr geändert werden können. Ob bei alten Menschen dabei eher die Häufigkeit, mit der die Gewohnheit schon ausgeübt wurde oder die lange Dauer, die sie schon besteht, ausschlaggebend ist, bleibt hier dahingestellt

Gewohnheiten vereinfachen und automatisieren eine Handlung. Sie wird dann zur
Routine.

Wenn von Gewohnheit die Rede ist, taucht häufig auch der Begriff der Sucht auf. Sucht wird dabei normalerweise als ein Sonderform von Gewohnheit begriffen, der besonders stark und ausgeprägt ist. Während eine Gewohnheit meist als sowohl für das jeweilige betroffene Lebenwesen als auch für sein soziales Umfeld harmloses und unschädliches Verhalten angesehen wird, trifft dies für Sucht nicht zu. Sucht ist immer negativ behaftet. Eine süchtige Person schadet ihrer eigenen physischen und/oder psychischen Gesundheit und zieht oft auch ihr soziales Umfeld (Familie, Freunde etc.) dabei in Mitleidenschaft. Gewohnheitsmässige Handlungen werden zudem normalerweise als kontrolliert betrachtet, selbst wenn sie routinemäßig
ablaufen. Von einem süchtigen Lebewesen dagegen wird vermutet, dass es die freie Kontrolle über seine Handlungen verloren hat und ein Gefangener / Abhängiger seiner Sucht geworden ist

Gewohnheit in Alltag und Arbeitsleben

Die Macht der Gewohnheit steht somit außer Frage – und das betrifft nicht nur die privaten Lebensbereiche sondern auch Abläufe im Arbeitsalltag. Während Corona haben viele von uns erfahren, wie sehr Gewohnheiten unseren Alltag auch im Berufsleben bestimmen.

Gerade wenn sich bestehende Regeln schlagartig ändern, wie in der jetzigen Zeit, merken wir, wie anstrengend es eigentlich ist alte Verhaltensweisen abzulegen. Plötzlich spielt sich vieles nur mehr online ab. Die Besprechungen sind nicht mehr im Meetingraum im 1. Stock, sondern am eigenen Arbeitsplatz, virtuell. Homeoffice wird mehr und mehr implementiert. Das Gespräch mit Kollegen im Gemeinschaftsraum wird dringlichst vermisst. Der regelmäßige Austausch und Flurfunk verläuft nur mehr über den Chat.

Ein paar typische Bereiche, in denen Gewohnheiten am Arbeitsplatz eine Rolle spielen:

• Sozialverhalten (z.b.: Zuhören, Ausreden lassen, Pünktlichkeit, Höflichkeit und Wertschätzung)
• Leistungsverhalten (z.b.: Umfang, Präzision, Geschwindigkeit und Qualität der Arbeitsergebnisse)
• Arbeitsprozesse (z.b.: Widerstand bei Veränderungen, Festhalten an unterlegenen Abläufen – etwa alter Software oder Schreiben ohne Zehnfingersystem)
• Fremdbeschäftigung bei der Arbeit (z.B. Umgang mit Handys, Internet – Facebook)
• Interaktion (z.B.: wie viel man mit wem redet, Informationen zurückhalten, nicht loben oder jedem alles erzählen)
• Veränderung (z.B.: wie geht man mit Veränderungen um, Widerstand)
• Zuverlässigkeit (z.B.: permanentes Zuspätkommen)
• Sicherheit (z.B.: gewohnheitsmäßiges Missachten von Vorschriften)
• Maßnahmen durch Regierung umsetzen (Maske tragen, getestet erscheinen)

Aus den Gewohnheiten der einzelnen Mitarbeiter und Teams entsteht dann die Unternehmenskultur als kollektive Gewohnheiten und Normen, wie man sich im Unternehmen grundsätzlich verhält.

Wer Erfolg will, braucht Gewohnheiten, sei es beim Sport, bei Gesundheitsthemen, beim Lernen in der Schule, bei der Sicherheit im Auto (z.B. Gurt-Anlegen, Schulterblick, Alkoholkonsum, Kindersitz) oder eben bei beruflichen Herausforderungen.

Auch unregelmäßiges ausüben von Sport oder nur gelegentliches Zähneputzen nutzt vergleichsweise wenig im Vergleich zu wirklich gut eingeschliffenen Gewohnheiten.

Dies macht Gewohnheiten zu einem entscheidenden Thema auch für die Motivation von Mitarbeitern.

„Gewohnheiten sind regelmäßige Verhaltensweisen, die von einer bestimmten Situation spontan ausgelöst werden und dann vom Bewusstsein weitgehend unkontrolliert gleichförmig ablaufen.„

Wie kann man neue Gewohnheiten bei Mitarbeitern aufbauen?

Um Entscheidungen und Verhalten sinnvoll zu motivieren, braucht es wiederum die Macht der Gewohnheit. Nur wie sollte man dabei vorgehen? Natürlich gibt es keine einheitliche Vorgehensweise. Dennoch gibt es ein paar Gemeinsamkeiten, so unterschiedlich die Aufgaben und Charaktere von Mitarbeitern auch sind.

Hier ist ein Beispiel aus dem Kundendienst gewählt, ähnlich wird es aber auch bei Produktion, Einkauf, Verwaltung und anderswo laufen.

• Hat man das Ziel neue Gewohnheiten aufzubauen, sind oft alte Gewohnheiten im Weg. Meist wird man daher die genannten Maßnahmen zum Aufbau von Gewohnheiten mit den Maßnahmen zum Abbau von bestehenden Gewohnheiten bereits eingeschliffenen kombinieren.
• Sollen neue Verhaltensweisen (etwa im Umgang mit Kunden) übernommen werden, dann helfen reine Argumente oft wenig. Der Klassiker: “ Das haben wir schon immer so gemacht“ ist gerne die erste Reaktion der Mitarbeiter. Wenn keine Notwendigkeit zur Veränderungen empfunden wird kann man schnell auf Widerstand stoßen. Es gibt sicher einige Möglichkeiten und jede Menge Anbieter aber als Beispiel: Alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt besuchen gemeinsam einen Workshop z.B.: „Umgang mit Kunden“. Anhand von Übungen, Videos und spielerischem Nachstellen von alltäglichen Szenen erfahren sie dort selbst, auch emotional, welche Unterschiede es im Kundenerleben macht, wenn der Mitarbeiter die neuen Verhaltensweisen beachtet – oder auch nicht beachtet bzw. falsch einsetzt.
• Im Workshop entwickeln die Teilnehmer gemeinsam erste Erfahrungen und Hilfestellungen zum mitnehmen in die Praxis. Zurück am Arbeitsplatz steht den Kundendienst eventuell sogar begleitend ein Coach zur Seite, sofern sie es mit Kunden zu tun haben. Es muss dabei auch kein externer Coach sein, es können natürlich dabei auch kompetente Kollegen sein, das ganze Team – oder wer auch immer. Wichtig ist, dass jemand dabei ist. Sonst wird kein neues Verhalten stattfinden bzw. schnell wieder in den alten Trott zurück-geändert. Gewohnheiten bilden sich erst, wenn Menschen unter ähnlichen Bedingungen wiederholt das gleiche Verhalten zeigen. Genau dafür sorgt diese zusätzliche Person.
• Transparenz über das eigene Verhalten spielt zusätzlich eine wesentliche Rolle. Das kann kurzfristig ein Coach übernehmen, langfristig eine Software-Plattform, die jedem Mitarbeiter ganz transparent die Ziele und seinen aktuellen Stand widerspiegelt.
• Gruppendruck, Lob und Anerkennung sind wichtig. Wenn andere ihr Verhalten ebenfalls ändern, kann man sich dem schwer entziehen. Schon der gemeinsame Kick-off und dann das gemeinsam veränderte Verhalten in der Praxis erzeugen Druck auf den Einzelnen, mitzumachen. Wichtig ist, dass es kein Abweichen gibt und dass Mitmachen zu Erfolg und Anerkennung führt.
• Idealerweise gelingt es sogar einen positiven Wettbewerb zwischen den Mitarbeitern einzuführen.

Mit der Einführung einer Software für den weltweit tätigen Kundendienst konnte ich das bisherige und alteingeführte Verhalten als auch die Abläufe im Team weiter vorantreiben. Die Herausforderung dabei war weniger die Einführung der Software, wenn auch es einen hohen Zeit Anspruch mit sich nahm. Mich als Führungskraft oft blockierte.

Meine Empfehlung an dieser Stelle: Alle welche diesen Schritt gehen wollen, ernennt einen Projektverantwortlichen der diese Projekte für euch umsetzt.

Vielmehr und die noch größere Aufgabe war es das gesamte Team davon zu überzeugen das dieses neue Hilfsmittel uns zukünftig wesentliche Vorteile verschafft.

Es war die typische Verhaltensweise welche mir entgegenwirkte – alles Neue wird gerne akribisch hinterfragt und analysiert. Ich finde das prinzipiell positiv. Dadurch beschäftigen sich somit alle Betroffenen von Anfang an mit der Thematik und machen sich Gedanken über deren Auswirkungen, die Kreativität wird gefördert. Dabei kann es aber auch den Nachteil mit sich bringen das schlussendlich die dagegen sprechenden Argumente sich immer mehr häufen.

Wichtig ist nie die tatsächliche Zielsetzung und den Grund der gewünschten Veränderung aus den Augen zu verlieren – den Grund was möchte ich bezwecken.

In meinem Fall war das eingesetzte System (Excellisten, externe Geräteakten) veraltet und bereits sehr träge. Das Serviceteam war in der Zwischenzeit verdoppelt und dadurch viele Prozesse zu hinterfragen. Durch den Einsatz der neuen Software konnte man endlich wieder zeitgemäß arbeiten, auch paralleles arbeiten und Planung im selben Tool ist nun möglich. Es brachte sehr viele Änderungen der bisher gewohnte Arbeitsabläufe. Schritt für Schritt wurden die einzelnen Abläufe neu durchdacht und angepasst, immer in gemeinschaftlicher Ausarbeitung ausgearbeitet in internen Workshops.

Die Übergangszeit dauerte sicherlich 3 Monate bis sich die neue Grundabläufe eingeprägt und soweit gefestigt haben. Betreut habe ich dabei meine Kollegen im Innendienst als auch all jene welche draußen in der weiten Welt ihren Aufgaben nachgingen.

Heute arbeiten wir effizienter, haben gut dokumentierte Abläufe und auch unseren Papierverbrauch konnten wir drastisch reduziert. Alle sehen mittlerweile den Vorteil. Die Gruppendynamik hat mir geholfen auch die größten Kritiker schlußendlich mit zu reißen. Am Ende angekommen sind wir sicherlich noch nicht. Es wird wohl immer etwas zum verändern geben, um noch effizienter zu arbeiten und auch weiterhin werden neue Gewohnheiten zu implementieren sein.

Der Schritte Plan für eine Änderung der im Gehirn angelegten Routinen:

1. Erst einmal gilt es die eigenen Gewohnheiten zu analysieren. Dabei erstellst man am besten ein Tagebuch und notierst deine Abläufe über einen Zeitraum.
2. Wenn daraus immer wiederholende Handlungen erkennbar sind, dann identifiziere den Reiz dieser Handlungen; also den Auslöser für genau diese eine Verhaltensweise.
3. Sobald diese Reize/Auslöser erkannt sind, können wir uns diesbezüglich überlegen ob diese Gewohnheit für uns okay und akzeptabel sind oder wir verändern möchten.
4. Schlussendlich möchten wir die festgestellten Reize trotzdem befriedigen, daher suchen wir nach Lösungen und etablieren wir eine neue Verhaltens- oder Denkweise .
5. Diese neue Gewohnheit müssen wir dann so oft wie möglich wiederholen bis wir nicht mehr darüber nachdenken und das Verhalten zwanghaft steuern müssen.

Fazit

Gewohnheiten entstehen zu lassen klingt so gesehen wirklich sehr banal. Aber jeder Anfang ist schwer und zu Beginn bedeutet das sicher häufig noch eine große Überwindung. Hat man aber eine bewusste Entscheidung getroffen und den Nutzen erkannt wird man durch ein richtiges Zielvorhaben und einer smarten Zielsetzung entsprechend positiv weiter angetrieben. Mit der Zeit wird uns die neue Gewohnheit auch immer leichter fallen, bis sie irgendwann wiederum selbst zur Routine geworden ist.

Wir sind, was wir wiederholt tun. Excellenz ist also keine Hadlung, sondern eine Gewohnheit

William Durant beschrieb Aristoteles These

Prinzipiell gehen die Meinungen weit auseinander wie lange es tatsächlich benötigt seine Gewohnheiten zu ändern und so pauschal wird man das auch weiterhin nicht definieren können. Im Grunde hängt es von diversen Umständen ab und wie komplex der Wunsch einer Veränderung oder der bisher gelebten Routine ist.

Es bestehen Aussagen von 21 Tagen, 30 Tage oder 66 Tagen,.. In alle Fällen spielt unser Unterbewusstsein eine große Rolle darin. Dieses gilt es dabei zu überzeugen und je leichter uns die Umsetzung fällt, je schneller und rascher werden wir auch die neue Gewohnheit in unser Leben integriert haben.

Anhand des Rauchers lässt sich leicht aufzeigen das die Umsetzung nach 21 Tagen zwar möglich ist, wer aber einmal geraucht hat, wird es noch kennen. Selbst nach Jahren der Abstinenz, gerade in besonderen Situationen, kann der Gedanke an eine Zigarette ganz kurz wieder entfacht sein.